如何在Excel中操作组及分级显示

Excel有很多功能用熟了以后会帮上大忙。比较简单的是“组及分级显示”，通过这种功能可以使得大量数据整理成小块，方便查看。想在旧版和新版的Excel中运用这种功能，请查看以下步骤。

步骤

1. 打开要编辑的文档。组及分级显示对大型数据表十分有用，可以将其整理成短小精悍的表格便于查看编辑。不过本例子中为了方便，就使用一个比较小的表格。
2. 到“数据”标签。新版Excel中是上方的一项标签，而旧版则是一个下拉菜单。

方法 1自动分级显示

1. 新版则选择数据-组-自动分级显示。旧版选择数据-组及分级显示-自动分级显示。
   • 分组的时候，Excel就会找出逻辑书立（顶部标题和底部的总数统计公式）之间的数据，并分离出来，让你可以简化它。Excel要是告知你不能创建自动分级显示，则是因为你的表格中不包含公式。这样你就得手动创建分组了（跳到下面的手动分组步骤）
2. 检查一下自动分级显示的表格。根据不同复杂度和表格格式安排，不同块的数据会被分组，并且被上方或左方的标志标出。本例子中的表格特别简单，只在一个地方分组了。
   • 本例子中，第一行（标题）和最后两行（都含有总结公式）中的数据已经被自动分组了。B7单元格含有一个SUM求和公式。
   • 点建号，来把一段数据简化。
   • 观察剩下的数据。一般是最关键的信息。通过此步骤你可以选择是否显示细节，使得表格更简洁明了。
3. 关闭自动分级显示。如果Excel分级显示错误，你没有得到想要的结果，则通过数据-取消组（或组及分级显示）选择“清除分级显示”，这样可以手动成组或取消组（参见以下步骤）。关闭后，你可以调整自动分级显示的设置来省点时间。

方法 2手动分组数据

1. 选择想要简化的数据。本例中我们在简化后只需要显示标题和总和，这样我们就把之间的所有数据选择起来。
2. 到“数据-组-组”。旧版选择“数据-组及分级显示-组”
3. 在对话框中选择行或列。本例中我们要竖直方向整理数据，因此选择行。
4. 注意整理成组的数据。现在左边已经有一条标示出整理的每一组数据了。（也有可能在上面）
5. 按下-号，简化数据。
6. 如果还有地方需要成组，则再选择成组。如果想要展开数据，则按下+按钮，重复第一步到第四步完成分组。本例中我们要在把小计“Subtotal”排除掉的第一组中创建分组，因此我们选择标题和小计中间的所有数据。
   • 注意新的分组区域创建了。
   • 简化新组，注意和之前区别。
7. 要取消组，则选择数据-取消组-取消组。旧版则选择数据-组及分级显示-取消组
8. 要取消所有组，在数据-取消组（或组及分级显示）-清除分级显示

小提示

• 很多时候自动分级功能不能达到你想要的结果。所以手动分级，创建一系列的组可能会更简单更适合你的需求。
• 如果表格是被共享的，不能使用此功能。

警告

• 如果要把Excel文件保存为htm/html网页文件，不要用组/分级显示功能
• 如果要保护工作表内容，不要用组/分级显示功能。其他用户是不能展开、折叠各行的！