在PowerPoint2007内管理文件

在PowerPoint2007内管理文件

为了节省时间，可以在不退出PowerPoint 的前提下执行某些文件管理任务。任何使您能够选择文件来打开(比如"打开"对话框)或者保存文件(比如"另存为"对话框)的对话框都可用于复制、删除和重命名文件。

3.6.1 创建新文件夹

保存文件时，可能希望创建一个新文件夹，将要保存的文件放在其中。要在Windows Vista

风格的对话框中创建一个新文件夹，单击命令栏中的"新建文件夹"即可。如图3.19 所示。要在Windows XP 中创建一个新文件夹，在"另存为"对话框顶端按钮行中单击"新建文件夹"按钮即可。3.6.2 复制演示文稿

复制演示文稿的一种方法是打开它，然后以另外一个名称保存。(本章前面己经介绍了该方法。)下面介绍一种方法，在无需打开文件的前提下复制文件:

1.在"打开"对话框中，选择希望复制的文件。(如果启用了"浏览文件夹"，可以查看文件列表，那么也可以使用"另存为"对话框。)

2. 右键单击文件，并从弹出的快捷菜单中选择"复制"。

3. 如果必要，更改到不同的驱动器和/或文件夹。

4. 在文件列表中右键单击空白区域。

5. 在弹出的快捷菜单中选择"粘贴"。文件即出现。如果将其粘贴到与原文件相同的文件夹中，那么新文件名开头处会带有麦佯的字样，以示区分。如果需要，可重命名此文件。

6. 单击"取消"可关闭此对话框。

3.6.3 删除演示文稿

与复制文件类似，也可以从Windows 本身中删除演示文稿文件，完全不必通过PowerPoint 。只需在Windows 资源管理器或"我的电脑"中选择一个文件，并按下Delete 键或将其拖动到Windows 桌面上的"回收站"中。

要在PowerPoint 内删除一个文件，从"另存为"或"打开"对话框中选中该文件，并按键盘上的Delete 键或右键单击该文件井选择"删除"0 (在Windows XP 风格的对话框中，可以单击工具栏上的"删除"按钮。)不能删除当前处于打开状态的文件。

注意:如果不小心删除了一个文件，如果使用的是Windows操作系统，要找回此文件;只需打开"回收站"将其拖回即可.

3.6.4 重命名演示文稿

要在"另存为"或"打开"对话框中重命名一个文件，可以单击它，然后按F2 键;或右键单击并从弹出的快捷菜单中选择"重命名气然后输入新名称，按Enter 键即可。

如果在Windows 中隐藏了己知文件类型的扩展名(默认设置)，在重命名文件时就不需要输入.pptx 扩展名。实际上，如果键入了这个扩展名，文件可能会带有两个扩展名，如myfile.pptx.pptx 。

另一方面，如果显示已知文件类型的扩展名，那么在重命名文件时就必须输入文件扩展名。

提示:要是改管理是否显示文件扩展名的设直，在Windows Vista 中，打开"计算机"窗口，选择"组织"吟"文件夹选项";在WindowsXP 中，打开"我的电脑"窗口，选择"工具" -> "文件夹选项飞然后单击"查看"选项卡，选中或清除"隐藏已知文件类型的扩展名"复选框.

3.6.5 映射网络驱动器

这会为远程PC 上的文件夹分配一个驱动器号。如果经常保存到某个网络位置，而又不希望每次都要浏览多级文件夹来找到它，那么这种功能非常有用。(但也可以通过在"网上邻居"中创建一个快捷方式来实现这种功能。)

要将当前显示的文件夹映射为一个网络驱动器，从"打开"或"另存为"对话框中打开"工具"菜单，并选择"映射网络驱动器"。这将打开一个对话框，允许为该位置分配一个驱动器号。