3种方法来用Excel制作发票

本文教你如何在Windows和Mac电脑上的Microsoft Excel中制作商业发票。你可以手动制作发票，也可以选择发票模板。

步骤

方法 1在Windows上使用模板

1. 打开Microsoft Excel。它是一个绿色的图标，上面有一个白色的“X”。将会打开Microsoft Excel主页。
2. 搜索发票模板。在页面顶部搜索栏中输入发票，然后按Enter搜索发票模板。
   • 你必须要连接互联网才能搜索模板。
3. 选择模板。点击要在窗口中打开的模板。
4. 点击5根据需要编辑模板。例如，大多数模板的顶部都写有“公司”；你可以用自己公司的名称来代替这个抬头。
   • 要编辑Excel文档上的文本，双击文本项，然后删除文本项或将它替换为你自己的文本项。
5. 填写发票。输入发票模板要求的任何信息，以确保总计金额与你应付金额相匹配。
   • 例如，有些发票模板要求你输入每小时费率或固定费用。
   • 大多数发票模板会在“总计”框中使用公式，以便计算你输入的每小时费率和工作小时数。
6. 保存发票。点击页面左上角的文件，点击另存为，双击保存位置，输入发票名称，点击保存。这样就会在你所选的保存位置中保存定制发票。这样发票就准备好了。
   

方法 2在Mac上使用模板

1. 打开Microsoft Excel。它是一个绿色的盒子，上面有一个白色的“X”。Excel将会打开。
2. 点击3点击4搜索发票模板。在页面右上角的搜索栏中输入发票，然后按返回。
   • 你必须要连接互联网才能搜索模板。
3. 选择一个模板。点击模板以打开显示模板的预览窗口。
4. 点击7根据需要编辑模板。例如，大多数模板的顶部都写有“公司”；你可以用自己公司的名称来代替这个抬头。
   • 要编辑Excel文档上的文本，双击文本项，然后删除文本项或将它替换为你自己的文本项。
5. 填写这张发票。输入发票模板要求的任何信息，以确保总计金额与你应付金额相匹配。
   • 例如，有些发票模板要求你输入每小时费率或固定费用。
   • 大多数发票模板会在“总计”框中使用公式，以便计算你输入的每小时费率和工作小时数。
6. 保存发票。点击文件菜单项，点击另存为，输入发票名称，并点击保存。这样发票就准备好了。

方法 3手动创建发票

1. 打开Microsoft Excel。它是一个绿色盒子，上面有一个白色的“X”。Microsoft Excel主页将会打开。
2. 点击3创建发票抬头。抬头应该包括以下信息：
   • 公司名称—发票金额支付对象的公司名称。
   • 描述词—“发票”字眼或发票类型的描述，如“报价”（如果你是向客户给出服务报价而不是送交账单）。
   • 日期—你开具发票的日期。
   • 号码—发票号码。你可以为所有客户使用全局编号系统，单独为每个客户编号。如果你选择单独为每个客户编号，可以在发票号码中包含客户名称或其他形式的名称，例如“Westwood1”。
3. 输入销售方和购买方地址。这个信息应该在发票顶部，你的信息应该在客户信息的上面。
   • 你的联系信息应该包括你的名字、公司地址、电话号码和电子邮件地址。
   • 你的客户信息应该包括公司名称、应付账款人的姓名和客户地址。还可以包括客户的电话和电子邮件地址。
4. 输入账单信息。你可以专门用一栏简要描述产品或服务，一栏来描述数量，一栏来描述单价或费率，一栏来计算购买这些数量产品所用的总价格。
5. 显示账单总额。它应该出现在计算单独费用的列的下方，可以用Excel的“求和”函数生成。
   • 例如：如果你在单元格B3和B4分别有13美元和27美元的工作量，你可以在单元格B5中输入格式=SUM(B3,B4)来在该单元格中显示40美元。
   • 如果你在单元格B3中使用每小时费率（例如，30美元），在B4中使用小时数（如，3），你就可以在单元格B5中输入=SUM(B3*B4)。
6. 包括付款方式。可以出现在账单信息的上方，或者下方。常见的付款方式有“收到付款”、“14天内付款”、“30天内付款”或“60天内付款”。
   • 你也可以在发票底部附上一份备忘录，内容包括已接受的付款方式、基本信息，或者对与你一起采购的顾客表示感谢。
7. 保存发票。如有必要，发票使用的名称要和你发给客户的其他发票名称区分开来。保存发票操作步骤：
   • Windows—点击页面左上角的文件，点击另存为，双击一个保存位置，输入发票名称，并点击保存。
   • Mac—点击文件菜单项，点击另存为，输入发票名称，并点击保存。

    

小提示

• 你可以将发票保存为模板，以便将来使用。